Il est facilité grâce aux listes de valeurs pré-encodées dans le logiciel proposant des menus déroulants aux utilisateurs (catégories de données, …).
Plusieurs fonctionnalités sont proposées dans l’outil de gestion des traitements (duplication des traitements, déplacement des traitements, duplication des entités et des sous-entités, …).
Le registre des activités des traitements et le registre du sous-traitant (pour compte de) sont générés automatiquement.
Le logiciel vous accompagne dans l’évaluation de la nécessité de réaliser une analyse d’impact mais également dans l’analyse d’impact des traitements.
Plusieurs fonctionnalités sont proposées dans l’outil de gestion des analyses d’impact. Un registre est généré automatiquement par le logiciel.
Les mesures sont pré-encodées dans la liste des valeurs et sont proposées à l’utilisateur pour l’encodage d’un traitement.
Un registre est généré automatiquement par le logiciel.
Il permet la gestion des mesures ainsi que la sélection des mesures existantes et/ou prévues.
En plus de fournir un outil de création et gestion des violations, le logiciel vous accompagne dans l’évaluation de la nécessité de faire une notification à l’autorité de contrôle et/ou aux personnes concernées par la violation. Un registre est généré automatiquement par le logiciel.
Le logiciel fourni un outil de création d’une demande d’une personne concernée mais également un outil de gestion pour l’ensemble des demandes des personnes concernées avec un système d’alerte pour les échéances dépassées. Un registre est généré automatiquement par le logiciel.
Toutes les informations concernant les parties externes (sous-traitants, responsables conjoints, …) sont pré-encodées dans la liste des valeurs afin de faciliter l’édition des sous-traitants dans chaque traitement.
De plus, le logiciel permet d’identifier par sous-traitant (par partie externe) les traitements dans lesquels ils interviennent. Ce qui facilite la réalisation des différents documents obligatoires comme les contrats de sous-traitance, …
Le logiciel permet la gestion de la méthode des consentements par traitement.
Lors de l’encodage d’un traitement pour lequel le consentement est requis, le logiciel permet de définir la forme de consentement et si celui-ci est obtenu ou non (lié au système d’alerte).
Les manquements RGPD sont automatiquement identifiés par le logiciel via des alertes.
Un registre de l’ensemble des alertes est généré automatiquement.
Afin d’assurer la conformité des traitements au RGPD, un cycle de validation est prévu auprès des 3 compétences clés métier, IT et juridique avant la validation par le DPO.
L’historique des statuts permet de voir les différents échanges entre ces compétences.
Le logiciel permet l’archivage de chaque traitement. Les versions validées peuvent être consultées et éditées simplement et à tout moment (versioning).
La gestion des droits des utilisateurs dans le logiciel est simple et précise.
Méthodologie et accompagnement dans la mise en conformité GDPR
Gain de temps à l’encodage et maîtrise des données encodées
Maîtrise et maintien de la conformité du RGPD dans le temps
Outil de gouvernance pour la personne en charge du RGPD
Prouve la mise en œuvre en cas de contrôle
Permet la compréhension / conscientisation des utilisateurs au RGPD
Autonomie des utilisateurs
Multi-entités - Gestion de plusieurs entités juridiques via la même plateforme
Multi-utilisateurs - Gestion des utilisateurs et de leurs droits d’accès
4 langues : Français / Néerlandais / Anglais / Allemand
Interface web ergonomique et intuitive
Manuels d’utilisation mis à disposition des utilisateurs
Export complet des données encodées en format xls