Les Fonctionnalités

versioning

Gestion des traitements

Il est facilité grâce aux listes de valeurs pré-encodées dans le logiciel proposant des menus déroulants aux utilisateurs (catégories de données, …).

Plusieurs fonctionnalités sont proposées dans l’outil de gestion des traitements (duplication des traitements, déplacement des traitements, duplication des entités et des sous-entités, …).

Le registre des activités des traitements et le registre du sous-traitant (pour compte de) sont générés automatiquement.

Gestion des analyses d’impacts

Le logiciel vous accompagne dans l’évaluation de la nécessité de réaliser une analyse d’impact mais également dans l’analyse d’impact des traitements.

Plusieurs fonctionnalités sont proposées dans l’outil de gestion des analyses d’impact. Un registre est généré automatiquement par le logiciel.

Gestion des mesures techniques et organisationnelles

Les mesures sont pré-encodées dans la liste des valeurs et sont proposées à l’utilisateur pour l’encodage d’un traitement.

Un registre est généré automatiquement par le logiciel.

Il permet la gestion des mesures ainsi que la sélection des mesures existantes et/ou prévues.

Gestion des violations

En plus de fournir un outil de création et gestion des violations, le logiciel vous accompagne dans l’évaluation de la nécessité de faire une notification à l’autorité de contrôle et/ou aux personnes concernées par la violation. Un registre est généré automatiquement par le logiciel.

Gestion des demandes des personnes concernées

Le logiciel fourni un outil de création d’une demande d’une personne concernée mais également un outil de gestion pour l’ensemble des demandes des personnes concernées avec un système d’alerte pour les échéances dépassées. Un registre est généré automatiquement par le logiciel.

Gestion des sous-traitants (des parties externes)

Toutes les informations concernant les parties externes (sous-traitants, responsables conjoints, …) sont pré-encodées dans la liste des valeurs afin de faciliter l’édition des sous-traitants dans chaque traitement.

De plus, le logiciel permet d’identifier par sous-traitant (par partie externe) les traitements dans lesquels ils interviennent. Ce qui facilite la réalisation des différents documents obligatoires comme les contrats de sous-traitance, …

Gestion des demandes des consentements

Le logiciel permet la gestion de la méthode des consentements 
par traitement.

Lors de l’encodage d’un traitement pour lequel le consentement est requis, le logiciel permet de définir la forme de consentement et si celui-ci est obtenu ou non (lié au système d’alerte).

Plan d’actions

Les manquements RGPD sont automatiquement identifiés par le logiciel via des alertes.

Un registre de l’ensemble des alertes est généré automatiquement.

Cycle de validation - Historique des statuts

Afin d’assurer la conformité des traitements au RGPD, un cycle de validation est prévu auprès des 3 compétences clés métier, IT et juridique avant la validation par le DPO.


L’historique des statuts permet de voir les différents échanges entre 
ces compétences.

Archivage des traitements & Versioning

Le logiciel permet l’archivage de chaque traitement. Les versions validées peuvent être consultées et éditées simplement et à tout moment (versioning).

Gestion des accès des utilisateurs

La gestion des droits des utilisateurs dans le logiciel est simple et précise.

Les avantages du logiciel

  • Méthodologie et accompagnement dans la mise en conformité GDPR

  • Gain de temps à l’encodage et maîtrise des données encodées

  • Maîtrise et maintien de la conformité du RGPD dans le temps

  • Outil de gouvernance pour la personne en charge du RGPD

  • Prouve la mise en œuvre en cas de contrôle

  • Permet la compréhension / conscientisation des utilisateurs au RGPD

  • Autonomie des utilisateurs

  • Multi-entités - Gestion de plusieurs entités juridiques via la même plateforme

  • Multi-utilisateurs - Gestion des utilisateurs et de leurs droits d’accès

  • 4 langues : Français / Néerlandais / Anglais / Allemand

  • Interface web ergonomique et intuitive

  • Manuels d’utilisation mis à disposition des utilisateurs

  • Export complet des données encodées en format xls